オフィス環境を最適化！レイアウト変更の成功へ導く５つのステップ

1.オフィスレイアウトの問題点を洗い出す

企業成長には、働きやすい環境が不可欠です。その第一歩として、現状のオフィスレイアウトに問題はないかを洗い出しましょう。使い勝手が悪いスペース、人員増加で手狭になった場所など、働く上でのストレス要因を具体的に把握することが大切です。この時点で将来の人事計画も視野に入れ、今後も使い続けられるレイアウトを模索することが必要となります。

2.問題解消のための新レイアウトを検討する

問題点が明確になったら、それらを解消できるような新たなレイアウトを考えてみましょう。一般的な対向式やフリーアドレス式など、各種レイアウトの特性を理解し、業務内容や社員の働き方に最も合ったものを選びます。また、新しいレイアウトの提案は社員からも募ると良いでしょう。現場の声を反映したレイアウトは働く者のモチベーションを高める一因となります。

3.実際の移動プロセスを計画する

具体的なレイアウトが決まったら、その実現に向けた移動プロセスを計画します。ここでは、人の流れをスムーズにするための通路の幅など、細部にわたる設計が求められます。一般的に、通常の通路は120cm、主要な通路は160cm程度を確保すると良いとされています。また、デスク間の距離も背中同士で150cm、隣の島とは60cm以上が無難です。

4.実際の家具移動に着手する

家具の移動は、原則として大きな物から始めます。大きな家具は重く、移動させるのが難しいため、最初に配置を決めることで後の手間を省けます。小さな家具は比較的自由度が高く、必要に応じて配置を調整できます。そのため、一度大きな家具を配置した後に、小さな家具や装飾品を配置するのが効率的です。

5.定期的な評価と改善を行う

オフィスレイアウトの改善は一度きりの作業ではありません。企業の成長や社員数の変化、業務内容の変動などに応じて、適宜見直しを行いましょう。特に、新たなレイアウトに移行した直後は社員からのフィードバックを積極的に収集し、迅速に問題点を修正することが大切です。

また、レイアウトの変更だけでなく、使われていないスペースの活用方法や働き方改革など、より働きやすい環境を作るための提案を常に求め、社員の意識を向上させるように努めましょう。

まとめ：

オフィスのレイアウト変更は、単なる家具の配置換えではなく、企業成長と社員の働きやすさを同時に追求する重要なプロジェクトです。問題点の洗い出しから新レイアウトの検討、具体的な家具の配置、そして定期的な評価と改善というステップを踏むことで、より働きやすく、生産性の高いオフィス環境を実現することが可能です。全ての変更は社員の声を基にし、また社員が変更後の環境に適応できるようサポートを行いながら進めていきましょう。